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オフ会・飲み会の開催の仕方

幹事様へ!-初心者でもできる幹事-

このページでは、飲食店で行う一般的なOFF会・飲み会の開催の仕方の一例を説明しています。
少人数ならここまでやらなくても大丈夫だと思いますが、主に10名超えの時に参考にして頂ければと思います。
もちろんニコバーをご利用いただく場合にも使える方法ですが、その他でも使えると思います。
楽しいOFF会・飲み会の開催にこのページをお役立ていただければ幸いです。

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オフ会・飲み会の仮受付

もし、開催を考えているオフ会が何人集まるのか全く予想もつかない場合、どのお店でどのような予約をしていいか
見通しを立てることができません。
そもそも成り立つだけの人数が集まるのかも分からない場合もあるでしょう。
このような場合、仮受付をしてみましょう。(必要なければ仮受付は飛ばしてもいいと思います)

「今度、修造オフしようと思うんだけど、やるなら来たい人いる?
日程候補は、3月7日14日21日20時頃~で、いつなら来れるかを添えて教えて下さい! 全部OKの人は全部OK、のようにお願いします。 場所は、栄駅付近の予定です。
あくまで仮受付ですけど、参加希望の方はご連絡下さい! 」(135文字)

☆ポイント!
・日程と場所をある程度絞りましょう。そうしないと、来たい人=来れる人にはならないので注意!
・まだ仮である旨をしっかり明記!
・仮受付とはいえ、告知をして募集をする以上は、人が集まるようならきちんと実行する意思を持って始めましょう。

会場を決めよう

☆飲食店を決める時の注意点
・何人くらい入るのか確認し、さらに15人なら15人が一緒に飲めるスペースがあるのか、そして、何人まで増やしても一緒のスペースで飲めるのか、のMAX人数の確認を忘れないように!
 →50人はいるお店でも、10人部屋の個室が5個とかだと、20人のオフ会には向きません。
・19~20時くらいから開始のオフ会なら料理も付けた方がいいでしょう。それらを考慮し、コースと料金の確認もしましょう。
・繁華街や駅の徒歩圏内など参加者が集まりやすい場所にしましょう。
・オフ会の趣旨と照らし合わせて雰囲気が合っているお店かの確認も含め、一度下見に行ってみましょう。
・見込みでは○○人くらいの予定だが、オフ会でこれから募集するから人数は前後する旨をお店に伝え、何人まで増やせるかの確認と
 最終人数は何日前までに確定させればいいかを確認しておきましょう。ここ重要です!

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☆人数が15人以上と多いなら、幹事以外にも運営を補佐してくれるメンバーを有志で1~3人ほど協力してもらいましょう。
  全部一人でやろうとすると、当日の参加者管理や集金→支払いで手間取ったりします。

募集をしよう

会場が決まったら、いよいよ本格的に募集を開始します。
その時に以下の点を明確にし、告知しましょう。

・タイトル →『修造オフin名古屋』のように、どんなオフがどこで行われるのか分かるタイトルにしましょう。

・会費 →飲み放題+コース料金などで固定化できる場合はいいのですが、単品ごとの会計だと確定はできません。
      この場合、少し多めに書いておき、さらに単品会計で変動する可能性がある旨も記載しましょう。
     →誕生会などで会費無料のメンバーがいる場合は、その人の分を負担できる会費にする必要があります。
     →料理や飲み放題などの内容も、この部分に必ず書いておきましょう。おつまみ程度なのか料理付きなのか明確に!
      参加者の人が、お腹をすかせてくるべきか、食べてからくるべきか迷わないようにしてあげましょう。

・定員 →飲食店に事前に確認しておいたMAX人数以下で定員を設定します。 ※上記参照

・募集締切日 →飲食店に事前に確認しておいた人数の確定期限の前日~3日前に締切日を設けます。

・日時 →何月何日何時から何時までかを明確に。

・会場 →事前に決めておいた飲食店。
      地図や最寄駅で行き方が分かるように案内してあげましょう。お店のリンクを貼るのでもいいと思います。

・集合場所 →たいていの場合、飲食店なら現地集合でいいと思いますが、それ以外ならその集合場所。
         現地集合の場合も、『10分前には会場の○○まで直接お集り下さい』と具体的に書きましょう。

・参加資格 →ここでよく使われるものとしては『初参加歓迎』『誰でもOK』『18歳未満禁止』などです。
         誰でもいいよー、という場合でも、具体的にこんな人でも大丈夫だよというのが伝わると来やすいと思います。
        →未成年者の扱いは、告知前にしっかり決めておきましょう。
        →修造オフであれば、『修造を愛してやまない人』のように書いておくことで、ひやかしNGをやんわりと伝えましょう。

・諸注意  →途中参加・途中退場の扱いをしっかり決めておく必要があります。
        基本的には、途中参加・途中退場も1人分の参加費用を払ってもらいます。
        こうしないと、半分しか払ってない人がいるのに、お店からは人数分請求されると、お金が足りなくなるからです。
       →コスプレの可否。オタク系オフ会なら、この点は明確にしておきましょう。OKにするなら飲食店側の確認も必要です。
       →飲酒ありなのか、喫煙席なのか禁煙席なのか、明らかにしましょう。
       →未成年参加OKの場合は、未成年者は飲酒も喫煙も絶対に厳禁である旨を書きましょう。
       →ドタキャン(直前キャンセル)はしないよう呼びかけます。お店の料金が確定してしまった後のドタキャンは
        キャンセル者にも費用を負担してもらうことを事前に告知しておきましょう。

・連絡先 →不明な点や相談などあった際に、どこに連絡すればいいのかを明確に。
       幹事のTwitterか電話番号を教えておきましょう。

※注:一度決定し告知したことは変えないことが大事です!告知前に、他の人にも内容を一度確認してもらいましょう。

募集方法

どこで募集するのかによって、どのツールを使うのかが変わってくると思います。
ただ、どこで募集するにしても、そのアカウント持ってないという人は必ず出てきますので
一つメインのツールとメールの併用がオススメです。
ここではTwitterをメインとした募集方法をご案内します。

☆TwiPla
例えば、ニコニコBARを会場として開催していただいたオフ会では、TwiPlaという便利ツールを使った事例があります。
とても素晴らしい幹事様たちでしたので、募集方法や注意事項などの文章とともに参考にしていただければと。
札幌・名古屋・大阪の同時開催OFFです→ 札幌 ・ 名古屋 ・ 大阪

ニコバーでは、メインツールとの併用であれば、メールでの参加受付を代行するができます。
自分のメアドを晒したくない人はお気軽にご相談下さい。

募集開始から当日までの流れ

募集開始以降で幹事がしなければいけないことを挙げていきます。
・参加したいけどまだ未定、という人たちへの確認をしていく必要があります。これは締切前後から遅くとも飲食店側に最終人数を
 伝えるまでの間にしなければいけないことです。
・参加メンバーが確定してから当日までの間に、参加メンバーのリストを用意しておきましょう。
・締切後に、当日の飛び入り参加ができるのかどうかを明確にし、情報発信しましょう。
 飲食店との兼ね合いで、確定後の人数の増減に融通が利かなそうなら、当然飛び入り参加は無理です。すでに定員でも無理です。
 飛び入りがOKなら、飛び入り参加したい場合どうするのかを情報発信しましょう。
・ドタキャン(直前キャンセル)はしないようにお願いし、参加できなくなった場合は必ず事前に連絡をもらえるようお願いしましょう。

当日幹事の持ち物

・メンバーリスト
 →参加予定メンバーのうち誰が来ているか、そしてお金を集める時に、誰が払ったかを管理できるリストをもっていきましょう。
  名前・参加チェック・支払チェックのように、名前の横に2つほどチェック欄を作っておくと便利です。
・ボールペン
・多めのお金
・できれば釣銭
 →支払いは、参加者全員分のお金をまとめて預り、幹事がお店にまとめて支払いましょう。
  この際、おつりがなければ、万札で払う人が多かった場合、困ることになります。
・集金袋

当日の幹事の仕事

・最初のうちに、誰が来ているのか分かるように、持ってきたメンバーリストにチェックしていき、今何人いるのか管理しましょう。
・幹事への支払いは最初に済ませるのか、会計前にするのか明確にしておき、支払いを終わった人は同リストにチェックしましょう。
 →途中退室する人もいる可能性や、会計直前のバタバタを考えると、最初のメンバーチェックの段階で、同時に集金した方が
  いいかもしれません。OFF会の流れや飲食店の様子を踏まえ、事前に決めておきましょう。
・ぼっちになった人がいた場合、話しかけにいったり、他の人の輪に入れてあげたりしましょう。
・特に問題も起こらず、みんなが楽しむことができたら、オフ会は大成功です!

おわりに

このページの作成にあたり、ニコバーでの幹事経験者やTwitterのフォロワーさんに様々なご意見をいただきました。
ご意見を下さった皆様、本当にありがとうございます!


※注意
あくまでこのページで記載してあることは一つの方法であり、常に最適とは限りません。
また、あらゆる問題点が想定されるわけではありませんので、OFF会・飲み会の趣旨に合わせ幹事様がそれぞれにあった方法を
考えて開催されるのがいいと思います。
このページを参考にして起こるいかなる問題・損害にも責任を負いかねますので、予めご了承下さい。

楽しいOFF会・飲み会ができることを、心より応援致します!

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