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忘年会・新年会の幹事のやり方

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忘年会・新年会の幹事になってしまった方へ!-

11月、12月と言えば忘年会や来年の新年会の準備などで勤しむ方も多いことでしょう。
そこで、今回はそんな忘新年会の幹事になってしまった方へ、開催するにあたってのやり方や注意事項を簡単にまとめてみました!
あくまで、一例ですので、ここに書いてある事が「全て」ではないですが、少しでも参考にして頂ければ幸いです。

基本的な幹事様の動き等は「オフ会・飲み会の開催の仕方」にまとめてありますので、そちらも参考にして頂ければと思います。
「オフ会・飲み会の開催の仕方」についてはこちら


*まず参加者集め!*

宴会を開催するにあたってまず最初にやる事はメンバー集めです。
ここの段階では何人参加するか確定をしなければいけないわけではないですが、
大体何人くらい来るかだけでも把握しておく必要があります。
ですので、手当たり次第声をかけ、「来る事が確定の人」「未定の人」「不参加の人」だけでも把握しておきましょう。
お店を選ぶ上でも必ず必要となる「参加人数」ですから、まずはじめに幹事様はここを把握しておく必要があります。



*お店を選ぼう!*

ある程度人数が決まれば、次にそれに応じたお店選びが大事だと思います。
その場合参加者に伝えて決めておかなくてはいけないのは以下の事です。

「予算」
「参加人数」
「料理のジャンル」

これは、お店を選ぶ上でまず決めておかなくてはいけない事です。

まず、参加人数ですが先ほど上記しました「来る事が確定の人」「未定の人」「不参加の人」の中で
「来る事が確定の人」+「未定の人」=参加人数 と、一先ずしておきましょう。
「未定の人」が極端に多い場合はもう少しメンバーを詰めて「来る事が確定の人」が増えてからの方が安全です。
また、料理のジャンルや予算に関しては「完全に任せる!」と言われるのが一番困ると思いますが、
メンバーのニーズに応じて選べば良いと思います。
全く希望がないという事はないと思いますので、「何が嫌か」「いくらまでなら大丈夫か」だけでも聞き出してみましょう。

また、お店選びの中で「お店の雰囲気」というのも迷われる方もいると思いますが、
それに関してもシチュエーションによって考えてみましょう。
一例をあげるなら・・・

・女子が多い場合・・・周りのお客様と干渉し合わない個室を選ぶとよいと思います。
・年配の方が多い場合・・・和食・掘りごたつ(または座敷)のお店。
・サークルや同僚の場合・・・ある程度ワイワイできる大きな部屋の居酒屋。
・オタク仲間・オフ会の場合・・・個室・ニコバー(理由は後述参照w)


などがあげられると思います。
やはり希望を効く中で大変なのは会社などに多いと思いますが、目上の方が多い宴会だと思います。
その場合だと、できる限りで大丈夫なので、目上の方の希望には答えてあげるようにしましょう。

幹事になった方がそのメンバーの中でどう言う立場かによってもお店選びの基準は変わってくると思いますが、
友達であれば多数決。上司・先輩が多い場合では上司・先輩。 後輩が多い場合で後輩の希望を聞いてあげようという寛大な先輩が自分だというのであれば後輩。の意見を聞いてあげれば良いと思いますw

10月くらいからは忘年会プランなどを提案するお店が増えてくると思いますので、お料理のジャンルから探して、
メンバーを把握できているのであれば、そのお店のキャパ、または最大何名まで収容できる部屋があるかを調べてみましょう。
最大人数を把握していれば人数が前後しても対応できると思います。




*お店が決まればお電話を!*

ある程度お店候補が決まってくれば、直接その店舗に電話をかけましょう!
その際にそのお店に確認をしておいた方がいい事は下記の通りです。

「最大何名まで入れるか」
「料理プラン・金額はいくらか」
「いつまでに人数を確定しておいた方が良いか」


なにかの広告やHPなどを見て連絡した場合は「そこに記載のプランで予約ができるか」を確認。
以前も行ったことがあって何も見ずに直接電話をする場合は、「どんな料理が出て、いくらのプランがあるか」を確認しましょう。
最大何名までというのは「来ることが確定の人」+「未定の人」=参加人数 の数が入れればOKだと思います。
その際にお店に伝えておくべき事は「現在○人居るのですが、最大で○人になると思います。」と伝えておきましょう。
そこで次に大事なのが、「その人数をいつまでに確定させて連絡すれば良いか」です。
そうなると、その確定日までには人数を確定させなくてはならないのです。

ここでPOINT!
ちゃんとその日までに人数を確定させる方法としては、
お店に確定日を確認したら、その日から3日くらいの余裕はもって締め切ると良いでしょう。
「12月15日までに連絡してください!」と言われたら
12月12日を締切にして、その日に連絡が来てない人はその3日間の内に連絡をして15日までには確定出来るようにしましょう。
メンバーが確定すれば、前日、または当日のキャンセルだとキャンセル料を取られる場合もありますので
確定したメンバーにはドタキャンが無いように必ず伝えましょう。


お店選びは焦らず同僚や仲間などに相談しながら決めていきましょう。
ですが、11月入るとお店の予約も取りづらくなってくると思うので少し焦りましょうw



*様々な忘年会・新年会のシチュエーション*

そして当日!宴会が始まると・・・
「思ったより盛り上がってない・・・」
「ぇ、グループが出来ててぼっちの人が居る」
「ちょ、部長が後輩に説教して後輩涙目になってる!」
など、起こることもありますが、忘年会・新年会で楽しく宴会が出来る様に気を配るのも幹事様のお仕事です。
ここでは様々なシチュエーションで気をつけなくてはならない事を書いてみます。

●会社の場合
定番なのはビンゴ大会や仮装して踊ったり、一発芸をしたりなどして盛り上げる事があると思いますが
その提案を始めると長くなりますので、ここでは端折りますが、
そう言った余興をやる場合は近い先輩に相談したり、経理の方と予算の相談などして決めましょうw
私が以前経験した忘年会だと、先輩後輩ともに仲のいい会社だったせいもあると思いますが
ビンゴの景品を1000円なら1000円と決めて、それ相当の家にある不用品、または購入をして、
それを景品にするというビンゴ大会がありました。必ず変なネタを仕込んでくる人が居るのでなかなか楽しかったですw
また、お説教モードに突入する上司の方も居ますが、お酒の席で本気で仕事の話をされない意外は
先人の教えとしてありがたく聞きましょうね。きっと上司の方も嬉しいのだと思いますよ(´∀`*)ホッ

●サークル・バイト仲間・同僚
忘年会ではお疲れ様会といった所でしょうか。新年会では頑張ろう会ですねw
理想なのは
「今年はお疲れ様!来年もよろしくね!今日は飲もうぜ!」
「あけおめーーーことよろーーー!今年も頑張ろう!」
と言った雰囲気作りが大事だと思います。
結構この様なシチュエーションだとぼっちになる人が出てくることもありますので、そこには気を配ってみていましょうね。
もしその様な人が出てくると、まずは自分から話しかけていき、徐々にその席の周りを引き込んでぼっちさんも中に入れてあげましょう。
(これをやるとモテます。)
また、後輩がいる場合はバイト先・サークルの不平不満などは断じていけません。
そういう姿は後輩に見せず、そのサークルや会社とは関係のない自分の友達の中だけで留めておきましょうね。
後輩からの不満や相談は真摯に受け止めて、後日向き合ってあげてください。
その場で深い話をするとお葬式になります。「飲んで楽しむ」「湿っぽい話は今日は抜き!」と言うのが
いつも以上に求められるのが忘年会・新年会ではないでしょうか。

●友達
さーやってまいりました!サークル・バイト仲間・同僚飲みとは違い
ここではその1年の溜まった鬱憤を全て吐き出せるチャンスです!
気の置けない仲間なら尚更、その日はみんなで傷の舐め合いです!
思う存分吐き出しましょう。その日だけは許されます。
しかし!一つルールを作りましょう。その日に吐き出した物はその日の内に必ず忘れてください!
それが忘年会です。

●オタク仲間・オフ会
祭壇を作りましょう。
その年一年をお世話になったキャラに感謝の意を込めて作るのです。以上
上記のお店選びでも「個室・ニコバー」とした理由はここにありますw



*こんな時はどうしよう!!
ここでお店選びから当日までのトラブルを想定してみましょう。


1.あれ?誰来るんだっけ・・・?

当日待ち合わせ場所に来てみると何人か居ないけど誰がいないかわからない!
人数が多いと起こり得ることですが、大変なことです!
必ず参加者のチェックリストとボールペンは持参しましょう。


2. ドタキャンした人がいる

基本的に悪意があるドタキャンは少ないと思われますので怒らないでください。
ただ、キャンセル料が発生する場合があるので、それは事前にお店に確認して、
事前に参加者にも伝えて、キャンセル料は後日、本人から受け取る様にしましょう。


3.なぜか宴会が盛り上がらない

一緒に盛り上げてくれる人を事前に探しておきましょう。
「もし、みんなシーンとなって、全然盛り上がってなくて、俺お酒煽りまくってたら助けて!ね?お願い!」
と言って、そこで「一生のお願い」を使いましょう。
きっとぶっ込んでくれる人はいるはずです!頑張りましょう!


4.ってか…自分が酔っ払ってしまった

これは死活問題です。幹事様のお仕事はお店を出るまでです!
宴会が終わってお支払いをするまでは自分が酔いつぶれてはいけませんので、そこは気をつけましょう。
ウコン的な何かでドーピングをおすすめします。後は無理をせず行きましょう。


5.店に行ったら予約されてない!って言われた!

これは参加者が路頭に迷う大変な事態です。
お店の責任も問われる事態ですが、予約フォームやメールでの予約は100%信用しないことです。
ないとは思いますが、万が一の可能性があるので、必ず直接電話での予約や、事前の確認は徹底させましょう。


*あとがき*
長くなりましたがここまで読んでいただいてありがとうございます。
冒頭でも記述しましたが、あくまで一例ですので、これをやると完璧!という訳ではないですが
少しでもお役に立てればと思いますので、是非頑張っていただいて
幹事様から見て「みんなが笑顔で、楽しそうな雰囲気の 忘年会・新年会だな~」と思えればそれが成功です!
ニコバーではそんな幹事様を応援いたします!

基本的な幹事様の役割や必要なことは下記ページにもございますので、是非そちらも参考にしてください。
オフ会・飲み会の開催の仕方
ニコバーでも宴会・飲み会・オフ会のご予約を承ってますので、是非ご利用いただければと思います。
幹事様サポート



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